Gérer les documents administratifs des salariés peut rapidement devenir un casse-tête. Bulletin de paie, contrat de travail, avenants, attestations… voilà autant de services que permet de gérer MyPeopleDoc, le coffre-fort numérique RH. Fini la gestion manuelle, souvent cause de perte de temps, d’oubli et parfois d’erreurs coûteuses. Aujourd’hui connu sous le nom de UKG HR Service Delivery, MyPeopleDoc l’administration des ressources humaines en entreprise. Tout savoir dans cet article.
MyPeopleDoc, un outil au service de la performance RH
Conçu pour simplifier le quotidien des services RH, MyPeopleDoc permet de centraliser, distribuer et archiver de manière sécurisée tous les documents RH d’une organisation. Pensé dès le départ comme une plateforme collaborative, il s’intègre facilement dans l’environnement digital d’une entreprise, avec une interface accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Au-delà d’un espace de stockage, MyPeopleDoc est un véritable pivot de la dématérialisation RH. Grâce à ses fonctionnalités avancées, il favorise une meilleure gestion des flux documentaires, permet des gains de temps significatifs, tout en réduisant l’empreinte carbone de l’entreprise.
Quelles fonctionnalités concrètes pour les entreprises et les salariés ?
La fonction principale de MyPeopleDoc est la distribution automatisée des documents RH. Dès qu’un bulletin de paie est émis, il est instantanément archivé dans l’espace sécurisé du salarié, sans intervention manuelle. Cela représente une avancée majeure par rapport aux anciennes pratiques d’impression et de distribution papier. Voici un aperçu des fonctionnalités clés qui font la force de l’outil :
- Archivage sécurisé pendant 50 ans des documents RH chez CDC Arkhinéo.
- Stockage gratuit de 10 Go à vie pour chaque salarié, accessible même après avoir quitté l’entreprise.
- Consultation à distance en quelques clics, 24/7, depuis n’importe quel appareil.
- Partage sécurisé de documents entre salariés et employeurs.
- Signature électronique, intégrée pour valider rapidement contrats et avenants.
- Horodatage et traçabilité des actions : chaque modification, dépôt ou suppression est enregistré.
Ces éléments rassurent aussi bien les employeurs que les salariés quant à la fiabilité du système et à la conformité réglementaire, notamment avec le RGPD.
Une solution pensée pour les salariés ?
Du point de vue du collaborateur, l’expérience utilisateur a été particulièrement soignée. Il n’est plus besoin de rechercher ses bulletins de paie dans des classeurs ni de craindre leur perte lors d’un déménagement. En effet, tous les documents sont disponibles immédiatement, où qu’il se trouve. Pour les salariés multi-employeurs, c’est un avantage déterminant : ils peuvent centraliser leurs documents RH issus de différentes entreprises, à condition que ces dernières utilisent également la solution MyPeopleDoc. Un document est supprimé par erreur ? Pas de panique ! Il reste récupérable tant que la corbeille virtuelle n’a pas été vidée. Cette flexibilité renforce la tranquillité d’esprit des utilisateurs.
La sécurité : un pilier fondamental de l’outil
La gestion de données RH implique une obligation forte de confidentialité et de sécurité. MyPeopleDoc répond à cette exigence grâce à un système de chiffrement avancé, une authentification sécurisée (dont la double vérification) et un hébergement en conformité totale avec la réglementation européenne.
Par ailleurs, l’archivage longue durée est assuré par CDC Arkhinéo, une filiale de la Caisse des Dépôts, reconnue pour sa compétence en matière de conservation numérique. Cela garantit la pérennité et la légitimité juridique des documents, au même titre que des archives papier.
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Pourquoi les entreprises choisissent MyPeopleDoc ?
Les bénéfices pour l’entreprise sont nombreux. Au-delà de la simplification de la gestion documentaire, MyPeopleDoc permet :
- Un gain de productivité important pour les équipes RH ;
- Une réduction significative des coûts liés à l’impression, au stockage et à l’affranchissement ;
- Une image plus responsable grâce à la réduction de l’utilisation du papier ;
- Une meilleure conformité avec les obligations légales (RGPD, Code du travail).
À savoir que les entreprises de renom comme Bouygues Telecom, Canal+ ou Starbucks France ont déjà adopté MyPeopleDoc pour renforcer leur efficacité administrative tout en valorisant leur marque employeur.
Une plateforme personnalisable et intégrée
Autre point fort à noter : MyPeopleDoc s’intègre facilement aux Systèmes d’Information RH (SIRH) existants. Que vous utilisiez SAP, Workday ou une autre solution de paie, la connexion reste tout à fait fluide. L’outil s’adapte à la structure de votre organisation et permet une personnalisation selon vos besoins. Il est possible pour les entreprises de configurer la plateforme pour gérer des processus plus larges, comme l’onboarding, l’offboarding, ou encore l’évaluation des performances. Cela fait de MyPeopleDoc un véritable centre de services RH.
Comment accéder à MyPeopleDoc ?
L’inscription à MyPeopleDoc est généralement initiée par l’entreprise. Une fois la plateforme adoptée, chaque salarié reçoit une invitation par mail lui permettant d’activer son compte personnel. L’identifiant de l’utilisateur correspond souvent à l’adresse professionnelle. Par ailleurs, l’accès se fait via un mot de passe sécurisé, avec possibilité de le réinitialiser facilement si nécessaire.
Sur la plateforme, la navigation est intuitive, avec un tableau de bord qui affiche les derniers documents reçus, un historique complet des actions et un moteur de recherche pour retrouver rapidement une fiche de paie ou un contrat.
Combien coûte MyPeopleDoc ?
Le tarif de la solution commence à partir de 3 € par mois pour un salarié. Des offres dégressives sont proposées pour les grandes entreprises, avec des services adaptés à la complexité de leur organisation. Il faut noter que MyPeopleDoc est réputé par sa transparence tarifaire : pas de coûts cachés, pas de mauvaise surprise. Cela permet aux services financiers d’anticiper précisément les investissements nécessaires pour digitaliser la fonction RH sans alourdir la charge administrative.
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Que vaut MyPeopleDoc face aux autres coffres-forts RH ?
Le marché des plateformes RH est dynamique : Payfit, Arkevia, Silae ou Coffreo sont entre autres des solutions concurrentes. Pour autant, MyPeopleDoc reste une solution particulière, notamment à travers plusieurs caractéristiques :
- Sa longévité (créé en 2007, racheté en 2018 par Ultimate Software) ;
- Son focus historique sur les documents RH, ce qui garantit une profondeur fonctionnelle supérieure ;
- Sa compatibilité multi-plateformes et sa simplicité d’usage.
Vers une gestion RH éthique, durable et connectée
Au-delà de ses fonctionnalités, MyPeopleDoc s’inscrit dans une démarche plus large. Les développeurs du logiciel souhaitent avant tout réduire l’empreinte écologique de l’entreprise, sécuriser les données personnelles et rendre l’employé autonome dans la gestion de ses documents. À ce titre, il constitue un véritable levier de performance, et sans doute de fidélisation des employés, car profitant d’un confort de travail optimal.
Pour conclure
MyPeopleDoc constitue une solution complète de gestion documentaire, au service des salariés comme des employeurs. Elle répond à des enjeux techniques, réglementaires, mais aussi humains. Dans un contexte où la transformation digitale ne cesse d’évoluer, s’équiper d’un coffre-fort numérique comme MyPeopleDoc, c’est faire un choix stratégique pour une gestion RH fluide, responsable et tournée vers l’avenir.
